So funktionieren Termine in Nexora

Welches Problem ein Termin löst

Ein Termin legt eine vereinbarte Arbeit in den Kalender des Betriebs. Er hält Kunde, zugewiesenen Mitarbeiter, gewählte Leistung oder Paket, Zeit, optionalen Raum und Zahlungsinformationen zusammen, sodass der Betrieb die Arbeit von der Planung bis zum Endergebnis verfolgen kann.

Wer nutzt Termine?

• Der Betriebsinhaber kann Termine anlegen, bearbeiten und absagen.
• Mitarbeiter können Termine verwalten, wenn Zugriffsstufe und Zuweisung die Aktion erlauben.
• Kunden können ihre eigenen Termine einsehen. Hat der Betrieb die Online-Terminbuchung aktiviert, können sie aus den vom Betrieb freigegebenen freien Zeiten buchen und einen online gebuchten Termin bis zu der vom Betrieb festgelegten Zeit absagen oder ändern. Termine, die der Betrieb eingetragen hat, können sie nicht ändern.

Wie ein Termin funktioniert

Der Betrieb wählt Kunde, Datum, Startzeit und Mitarbeiter und anschließend entweder eine oder mehrere Leistungen oder ein Paket. Ein Raum kann zusätzlich als benannter Ort hinzugefügt werden. Der Termin behält beim Speichern die Dauer der gewählten Leistung oder des Pakets.

Ein neuer künftiger Termin wartet normalerweise auf sein Ergebnis. Ist seine gespeicherte Dauer vorbei, kann das System ihn bei der regelmäßigen Verarbeitung oder beim Abrufen des Datensatzes abschließen. Der Abschluss folgt also dem Ende der Arbeit, wird aber nicht auf die Minute genau zugesagt.

Ein mit einem Paket verknüpfter Termin verbindet die Arbeit mit dem Paket dieses Kunden. Ein künftiger Termin, der noch aussteht, reserviert oder verbraucht keinen Paketanspruch. Zahlungsinformationen werden als Nachverfolgungsdatensatz geführt; Nexora belastet den Kunden nicht und bewegt kein Geld.

Nexora verwandelt Termindetails in eine vorbereitete WhatsApp-Nachricht. Der Betrieb prüft die Nachricht und sendet sie aus WhatsApp. Benachrichtigungen in der App und auf dem Gerät können automatisch vorbereitet werden; SMS und E-Mails werden nicht von selbst versendet. Bei einem Kunden, der über den Online-Buchungslink bucht, schreibt Nexora die Bestätigung und einen Link zum Ändern oder Absagen des Termins in den WhatsApp-Chat, den der Kunde gestartet hat.

Terminregeln

Diese Regeln beschreiben das Verhalten, dem das aktuelle Produkt folgt.

Praxisbeispiele

• Um 15:00 Uhr trägt der Inhaber einen einzelnen Termin ein, der in der Zeitzone des Betriebs um 10:00 Uhr begann. Er wird als „Abgeschlossen“ gespeichert.
• Für den Dienstagstermin wird eine 50-minütige Leistung verwendet. Die Leistung wird später auf 60 Minuten geändert; der gespeicherte Dienstagstermin bleibt bei 50 Minuten.
• Ein Pakettermin wird abgesagt, nachdem Geld auf dessen Paket erfasst wurde. Der Termin bleibt „Abgesagt“ und behält den Paketanspruch; nur eine ausdrückliche „Kostenpflichtige Stornierung“ verbraucht einen Anspruch.
• Ein künftiger Pakettermin bleibt „Ausstehend“. Die Zahl der Restsitzungen im Paket des Kunden ändert sich erst, wenn der Termin ein angerechnetes Ergebnis erreicht.
• Ein Mitarbeiter hat um 14:00 Uhr bereits einen ausstehenden Standardtermin. Nexora warnt vor einem weiteren Standardtermin mit Start um 14:00 Uhr, und der Betrieb kann ihn nach Bestätigung eintragen.
• Ein Mitglied einer Gruppe braucht eine andere Uhrzeit. Der Betrieb kann nur dieses Mitglied verschieben; wählt er die ganze Gruppe, werden alle Mitglieder dieser Gruppenstunde verschoben.

Grenzen, die Sie kennen sollten

• Kunden buchen, sagen ab oder ändern Termine nur, wenn der Betrieb die Online-Terminbuchung aktiviert hat, und nur nach den Regeln des Betriebs; Termine, die der Betrieb eingetragen hat, können sie nicht antasten.
• Nexora bereitet Termindetails als WhatsApp-Nachricht vor, doch der Betrieb prüft und sendet sie. SMS und E-Mails werden nicht von selbst versendet. Eine WhatsApp-Nachricht schreibt Nexora von sich aus nur an einen Kunden, der über den Online-Buchungslink gebucht hat, und zwar in dem Chat, den der Kunde gestartet hat.
• Es gibt weder ein eigenes Ergebnis für Anwesenheit oder Nichterscheinen noch eine automatische No-Show-Gebühr. Für den Betrieb gibt es keine Absagefrist; die festgelegte Absagefrist gilt nur, wenn ein Kunde einen online gebuchten Termin absagt.
• Die Mitarbeiterwarnung verspricht nicht, Termine zu erkennen, die sich überschneiden, aber zu unterschiedlichen Zeiten beginnen, oder zwei Termine für denselben Kunden.
• Die Raumnutzung ist eine Namensauswahl. Nexora verhindert nicht, dass zwei Termine denselben Raum nutzen, und verfolgt keine Raumkapazität.
• Eine Konfliktwarnung kann der Betrieb akzeptieren; sie ist keine harte Sperre.
• Zahlungseinträge erfassen geplante oder erhaltene Beträge. Bei einem bezahlten Leistungstermin kann „Stornieren und erstatten“ die vollständige Erstattung erfassen. Nexora zieht das echte Geld weder ein, noch erstattet oder überweist es; das erledigt der Betrieb.

Fälle, die besondere Aufmerksamkeit brauchen

• Ein geplanter Betrag löst keine Auswahl bei der Absage aus. Jeder erhaltene Betrag über null bei einem Leistungstermin lässt den Betrieb zwischen „Kostenpflichtige Stornierung“ und „Stornieren und erstatten“ wählen; Paketgeld ändert das Ergebnis des Pakettermins nie.
• Wird ein Gruppenmitglied verschoben, bleiben die anderen Mitglieder bei ihrer aktuellen Zeit; wird die ganze Gruppe verschoben, ändert sich die gemeinsame Stunde für alle Mitglieder.
• Das Löschen eines Termins betrifft nur diesen Datensatz. Das Löschen des zugehörigen Serienplans erreicht jeden Datensatz derselben Serie, nicht nur künftige.
• Ein Pakettermin, der bereits als genutzt zählt, kann nach dem Schließen des Kundenpakets vor dem Löschen geschützt werden, damit seine abgeschlossene Historie konsistent bleibt.
• Ein Raum kann bei zwei Terminen zur selben Zeit erscheinen, da Raumkonflikte nicht verhindert werden.
• Ein ausstehender Termin kann nach Ablauf seiner Dauer kurz sichtbar bleiben, bis die regelmäßige Verarbeitung oder ein späteres Abrufen ihn abschließt.

Häufig gestellte Fragen

Können Kunden ihre Termine selbst buchen oder absagen?

Ja, wenn der Betrieb die Online-Terminbuchung aktiviert hat. Ein Kunde bucht über den vom Betrieb geteilten Link oder in der App aus den vom Betrieb freigegebenen freien Zeiten und kann einen online gebuchten Termin bis zu der vom Betrieb festgelegten Zeit absagen oder ändern. Alle anderen Termine verwalten der Betriebsinhaber und Mitarbeiter mit passendem Zugriff.

Sendet Nexora die WhatsApp-Terminnachricht automatisch?

Nicht bei Terminen, die der Betrieb einträgt: Nexora bereitet die Nachricht vor und öffnet WhatsApp, und der Betrieb prüft sie und tippt auf Senden. Bei einem Kunden, der über den Online-Buchungslink bucht, schreibt Nexora die Bestätigung und einen Link zum Ändern oder Absagen des Termins selbst in den WhatsApp-Chat, den der Kunde gestartet hat.

Was passiert, wenn ein Termin endet?

Ein Termin mit Kunden- und Leistungsangaben, der noch „Ausstehend“ ist, wird „Abgeschlossen“, sobald seine gespeicherte Dauer vorbei ist. Die Aktualisierung kann bei der regelmäßigen Verarbeitung oder beim Abrufen des Datensatzes erfolgen, daher wird keine exakte Minute zugesagt.

Verbraucht ein künftiger Termin einen Paketanspruch?

Nein. Ein ausstehender Termin reserviert oder verbraucht keinen Anspruch. „Abgeschlossen“ und „Kostenpflichtige Stornierung“ zählen; „Abgesagt“ zählt nicht.

Was passiert, wenn ich einen bereits bezahlten Termin absage?

Bei einem Leistungstermin fragt Nexora, ob der Betrieb „Kostenpflichtige Stornierung“ (Zahlung behalten) oder „Stornieren und erstatten“ wählt. Die Erstattungsoption erfasst die vollständige Erstattung, sendet aber kein Geld. Ein Pakettermin wird ohne Auswahl abgesagt, weil sein Geld zum Paket gehört.

Verhindert Nexora jeden Kalenderkonflikt?

Nein. Bei Standardterminen warnt es, wenn derselbe Mitarbeiter zur selben Startzeit einen weiteren ausstehenden oder abgeschlossenen Standardtermin hat. „Abgesagt“ und „Kostenpflichtige Stornierung“ belegen das Zeitfenster nicht. Überschneidungen zu unterschiedlichen Zeiten sowie Kunden- und Raumkonflikte werden nicht garantiert geprüft.

Was entfernt das Löschen eines wiederkehrenden Plans?

Es entfernt jeden Termin, der zu derselben Serie gehört. Die Aktion ist nicht auf künftige Termine beschränkt.