So funktionieren Gruppen in Nexora

Welches Problem eine Gruppe löst

Eine Gruppe erspart dem Betrieb, denselben Kurs oder dieselbe Sitzung für jeden Kunden einzeln zu planen. Tag, Uhrzeit, Mitarbeiter und optionaler Raum lassen sich gemeinsam verwalten, während jedes Mitglied weiterhin seinen eigenen Termin, seine eigene Paketnutzung und seine eigene Zahlungshistorie hat.

Eine gespeicherte Gruppe ist eine wiederverwendbare Kundenliste. Sie kann leer bleiben, bis der Betrieb Mitglieder hinzufügt. Das Anlegen eines einmaligen Gruppentermins ist eine eigene Aktion und erfordert mindestens 2 Mitglieder.

Wer nutzt Gruppen?

• Der Betriebsinhaber und Mitarbeiter, deren Zugriff es erlaubt, legen Gruppen an und verwalten sie.
• Jeder Kunde sieht in der Kundenansicht nur seine eigenen Termin- und Paketinformationen.
• Betriebe können eine Gruppe für ein einzelnes Datum nutzen oder einen wöchentlichen oder monatlichen Wiederholungsplan festlegen. Ohne Wiederholung wird nur der geplante Gruppentermin angelegt.

Wie eine Gruppe funktioniert

Der Betrieb wählt eine gespeicherte Gruppe, ein Paket, Datum und Uhrzeit, einen Mitarbeiter und bei Bedarf einen Raum. Nexora legt für jedes Mitglied einen eigenen Termin an und verbindet diese Termine, sodass sie als dasselbe Gruppentreffen erscheinen.

Der gemeinsame Kalender erzeugt kein gemeinsames Guthaben. Jedes Mitglied hat ein eigenes Kundenpaket, einen eigenen Zahlungsdatensatz, einen eigenen offenen Betrag und eine eigene Anzahl verbleibender Ansprüche. Schließt ein Mitglied einen Termin ab oder bezahlt ihn, ändert das das Guthaben eines anderen Mitglieds nicht.

Ein wöchentlicher oder monatlicher Plan kann spätere Termine aus demselben Gruppenplan vorbereiten. Die Daten richten sich nach der für den Betrieb gespeicherten Zeitzone. Sinkt das wiederkehrende Paket eines Mitglieds auf null und der Betrieb verfügt über passenden Zugriff, wird der nächste Zeitraum für dieses Mitglied behandelt; andere Mitglieder müssen nicht gleichzeitig verlängern.

Gruppenregeln

Diese Regeln beschreiben das Verhalten, dem das aktuelle Produkt folgt.

Praxisbeispiele

• Ein Studio speichert einen Gruppennamen, bevor die Anmeldung beginnt. Die Gruppe hat noch keine Mitglieder und bleibt gültig.
• Ein Betrieb wählt 2 Kunden und legt einen Gruppentermin an. Jeder Kunde erhält für dasselbe Datum und dieselbe Uhrzeit einen eigenen Termindatensatz.
• Ein dritter Kunde kommt in eine wöchentliche Gruppe, nachdem sie begonnen hat. Nexora bereitet dessen spätere Termine vor, ohne ihn in frühere Termine einzutragen.
• Ein Mitglied schließt einen Termin ab, ein anderes bleibt „Ausstehend“. Nur der Paketanspruch des abgeschlossenen Mitglieds wird verbraucht.
• Die Gruppe zieht in einen neuen Raum um. Ist dieser Raum zu einem der anstehenden Zeitpunkte bereits belegt, warnt Nexora den Betrieb und bittet um Bestätigung.

Grenzen, die Sie kennen sollten

• Eine gespeicherte Gruppe und ein Gruppentermin haben unterschiedliche Mindestwerte: Die gespeicherte Liste kann leer sein, während ein einmaliger Gruppentermin mindestens 2 Mitglieder braucht.
• Ein Gruppendatensatz nimmt bis zu 31 Mitglieder auf. Große wiederkehrende Pläne können eine eigene sichere Verarbeitungsgrenze früher erreichen, weil jedes Mitglied eigene Datensätze erhält.
• Ein Raum ist optional. Nexora warnt bei unterstützten Raumkonflikten, aber der Raum ist kein allgemeines Kapazitäts- oder Ressourcenbuchungssystem.
• Das Löschen einer gespeicherten Gruppe verspricht keine weitergehende Bereinigung von Terminen, Paketen, Zahlungen oder Historie.
• Gruppenmitglieder teilen sich weder ein Paketguthaben noch ein Zahlungsguthaben.

Fälle, die besondere Aufmerksamkeit brauchen

• Ein Mitglied wird entfernt, während noch ausstehende Gruppentermine bestehen. Das normale Entfernen löscht diese verknüpften ausstehenden Termine, beendet die Wiederholung dieses Mitglieds und erhält abgeschlossene Historie, erhaltene Zahlungen und einen etwaigen offenen Betrag.
• Ein Mitglied hat alle Ansprüche verbraucht, während andere noch Ansprüche haben. Die Verlängerung wird für das eigene wiederkehrende Paket dieses Mitglieds geprüft; die anderen behalten ihre aktuellen Datensätze.
• Tag oder Mitarbeiter ändern sich, nachdem einige Termine abgeschlossen wurden. Nexora ändert den anstehenden ausstehenden Plan und lässt die abgeschlossene Historie unberührt.
• Der Betrieb versucht, einen sehr großen wiederkehrenden Plan zu speichern. Wird die sichere Verarbeitungsgrenze erreicht, müssen in dieser Aktion weniger Mitglieder oder Termine behandelt werden.
• Der Betrieb löscht die gespeicherte Gruppe, nachdem er sie genutzt hat. Der Gruppendatensatz wird entfernt, doch der Betrieb sollte diese Schaltfläche nicht als Versprechen verstehen, jeden verbundenen Datensatz zu löschen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine Gruppe speichern, bevor ich Mitglieder hinzufüge?

Ja. Eine gespeicherte Gruppe kann eine leere Kundenliste haben. Das Anlegen eines einmaligen Gruppentermins ist etwas anderes und erfordert mindestens 2 Mitglieder.

Teilen sich Gruppenmitglieder ein Paket- oder Zahlungsguthaben?

Nein. Jedes Mitglied behält ein eigenes Kundenpaket, eine eigene Anzahl verbleibender Ansprüche, einen eigenen Zahlungsdatensatz und einen eigenen offenen Betrag.

Was passiert, wenn ich einer bestehenden wiederkehrenden Gruppe ein Mitglied hinzufüge?

Nexora bereitet das Paket und die anstehenden Gruppentermine dieses Mitglieds vor. Das neue Mitglied wird nicht zu vergangenen Terminen hinzugefügt.

Was passiert, wenn ich ein Mitglied entferne?

Die normale Aktion entfernt die mit der Gruppe verknüpften ausstehenden Termine dieses Mitglieds und beendet dessen Gruppenwiederholung. Abgeschlossene Historie, erhaltene Zahlungen und ein offener Betrag bleiben erhalten.

Kann ich Tag, Uhrzeit, Mitarbeiter oder Raum der Gruppe ändern?

Sie können den anstehenden Plan einer wiederkehrenden Gruppe aktualisieren. Die Auswahl eines belegten Raums kann eine Warnung anzeigen und um Bestätigung bitten.

Löscht das Löschen einer Gruppe alle zugehörigen Datensätze?

Eine solche weitergehende Bereinigung wird nicht zugesagt. Die Löschaktion entfernt den gespeicherten Gruppendatensatz selbst; Termine, Pakete, Zahlungen und Historie sind als getrennte Datensätze zu betrachten.

Verlängern sich alle Gruppenmitglieder zur gleichen Zeit?

Nein. Die Verlängerung wiederkehrender Pakete wird für jedes Mitglied anhand seiner eigenen verbleibenden Ansprüche und seines Plans behandelt.

Warum kann ein großer Gruppenplan abgelehnt werden?

Eine Wiederholungsaktion hat eine sichere Verarbeitungsgrenze, weil Nexora für jedes Mitglied eigene Datensätze vorbereitet. Verringern Sie die Zahl der Mitglieder oder Termine und versuchen Sie es erneut.