So funktionieren Mitarbeiter in Nexora

Was bedeutet ein Mitarbeitereintrag?

Die Mitarbeiterliste zeigt, wer im Betrieb arbeitet und wem Termine zugewiesen werden können. Der Betriebsinhaber kann jemanden mit einer Telefonnummer einladen oder einen Mitarbeitereintrag anlegen, der ohne Telefonnummer nur in der Liste erscheint.

Eine Person ohne Telefonnummer kann in der App nicht zu einem Mitarbeiterkonto wechseln. Der Betrieb kann ihr dennoch Termine zuweisen. Wird später eine Telefonnummer hinzugefügt, wird eine neue Einladung gesendet; nach deren Annahme wird die Person über ihr eigenes Konto mit dem Betrieb verbunden.

So funktionieren Hinzufügen und Einladen

• Der Betriebsinhaber oder jemand, der Mitarbeiter verwalten darf, gibt Name, Telefonnummer und eine passende Zugriffsstufe ein.
• Wird eine Telefonnummer angegeben, verbindet Nexora die Person nicht sofort. Es bereitet eine Einladung für die andere Person vor.
• Eine eingeladene Person, die noch kein Mitarbeiter ist, kann die Einladung annehmen oder ablehnen. Auch ein Konto, das bereits für einen anderen Betrieb arbeitet, kann die neue Einladung annehmen. Der Betriebsinhaber, der sie gesendet hat, kann sie abbrechen, solange sie aussteht.
• Eine ausstehende Einladung muss innerhalb von 7 Tagen angenommen werden. Danach muss der Betrieb eine neue Einladung senden.

Was ändert sich nach der Annahme?

Die Annahme verbindet den Mitarbeitereintrag mit dem Konto der eingeladenen Person. Die Person kann dann zur Mitarbeiteransicht dieses Betriebs wechseln. Um zu vermeiden, dass die falsche Person verbunden wird, kann nur das mit der eingeladenen Telefonnummer verknüpfte Konto die Einladung annehmen.

Die Termineinstellungen der Person sind Teil dieser Verbindung. Die ersten Einstellungen stammen aus dem aktuellen Arbeitsplan des Betriebs; danach behält der Mitarbeiter seine eigenen Arbeitstage, Beginn- und Endzeiten, die normale Termindauer und den Abstand zwischen Terminen.

Beim Vorbereiten eines Termins verwendet Nexora die Einstellungen des gewählten Mitarbeiters. Diese Einstellungen erzeugen die normalen Zeitoptionen im Kalender; eine passende Zeit außerhalb dieser Liste kann als Sonderzeit erscheinen. Nexora kann den Betrieb warnen, bevor ein weiterer Termin zur selben Zeit gesetzt wird.

Mitarbeiterregeln

Diese Regeln beschreiben das aktuelle Verhalten des Produkts.

Praxisbeispiele

• Ein Betrieb fügt Deniz ohne Telefonnummer zur Liste hinzu und weist Termine zu. Deniz kann nicht zur Mitarbeiteransicht wechseln; wird eine Telefonnummer hinzugefügt, wird eine Einladung gesendet.
• Ayşe nimmt eine Einladung an. Ihr Konto wird mit dem Betrieb verbunden, und der Kalender kann ihre eigenen Arbeitszeiten verwenden.
• Ayşe arbeitet außerdem für einen weiteren unabhängigen Betrieb. Ihr Arbeitsplan und ihre Zugriffsstufe bleiben in den beiden Betrieben getrennt.
• Ayşe arbeitet freitags nicht, und ihr normaler Arbeitstag endet um 18:00 Uhr. Ihr eigener Kalender folgt ihren Arbeitstagen; eine Zeit außerhalb ihrer normalen Liste kann als Sonderzeit behandelt werden.
• Ayşe scheidet aus dem Betrieb aus. Ihre ausstehenden Termine dort gehen mit gleichem Datum und gleicher Uhrzeit an den Inhaber, während ihre Beziehung zu einem anderen Betrieb unverändert bleibt.

Grenzen, die Sie kennen sollten

• Ein Mitarbeitereintrag und ein App-Konto sind verschiedene Dinge. Eine Person ohne Telefonnummer kann aufgeführt werden, ist aber nicht mit einem Konto verbunden.
• Nexora kennt drei grundlegende Kontorollen: Inhaber, Mitarbeiter und Kunde. „Vollzugriff“, „Standard“ und „Eingeschränkt“ sind Zugriffsstufen für Mitarbeiter; selbst Vollzugriff macht einen Mitarbeiter nicht zum Inhaber. Der Leitfaden zu Rollen und Berechtigungen erklärt die Einzelheiten.
• Ein Arbeitsplan legt die normalen Kalenderzeiten fest. Nexora behauptet nicht, dass jeder Termin außerhalb dieser Zeiten immer gesperrt ist.
• Das Ausscheiden entfernt nur die Beziehung zum gewählten Betrieb. Die Mitarbeiterbeziehungen derselben Person zu anderen Betrieben können bestehen bleiben.
• Ausstehende Termine gehen an den Inhaber. Andere gespeicherte Termine werden durch das Ausscheiden des Mitarbeiters nicht gelöscht.

Fälle, die besondere Sorgfalt brauchen

• Die eingeladene Person arbeitet bereits für einen anderen Betrieb. Das Konto kann die neue Einladung annehmen und jede Betriebsbeziehung getrennt nutzen.
• Der Inhaber bricht eine ausstehende Einladung ab. Sie wird entfernt, bevor eine Verbindung entsteht; eine angenommene Einladung kann auf diesem Weg nicht abgebrochen werden.
• Die Telefonnummer eines verbundenen Mitarbeiters wird geändert. Die alte Kontoverbindung endet, und die neue Nummer braucht eine weitere Einladung.
• Ein ausscheidender Mitarbeiter hat einen Termin zur selben Zeit wie ein anderer Termin des Inhabers. Die Übertragung findet trotzdem statt, damit der Termin nicht ohne Verantwortlichen bleibt.
• Ein Mitarbeiter ändert seine Arbeitszeiten. Die normale Zeitliste folgt den neuen Einstellungen; bereits gespeicherte Arbeit wird nicht gelöscht, als hätte es sie nie gegeben.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Mitarbeiter ohne Telefonnummer hinzufügen?

Ja. Die Person wird direkt in die Mitarbeiterliste aufgenommen und kann Termine zugewiesen bekommen, aber sie kann nicht zur Mitarbeiteransicht wechseln, weil kein App-Konto verbunden ist.

Wird jemand, der mit einer Telefonnummer hinzugefügt wird, sofort verbunden?

Nein. Nexora erstellt zunächst eine Einladung. Die Verbindung kommt zustande, wenn die Person sie über ihr eigenes Konto annimmt.

Wie lange ist eine Mitarbeitereinladung gültig?

Eine ausstehende Einladung ist 7 Tage gültig. Nach Ablauf muss der Betrieb eine neue Einladung senden.

Wer kann eine Einladung ablehnen oder abbrechen?

Eine eingeladene Person, die noch kein Mitarbeiter ist, kann sie ablehnen. Der Betriebsinhaber, der sie gesendet hat, kann sie abbrechen, solange sie aussteht.

Kann jeder Mitarbeiter andere Arbeitszeiten haben?

Ja. Arbeitstage, Beginn- und Endzeiten, normale Termindauer und Abstandsangaben werden für jede Person geführt.

Macht Vollzugriff einen Mitarbeiter zum Betriebsinhaber?

Nein. Vollzugriff erlaubt umfassendere Betriebsarbeit, ändert aber nichts an der Inhaberschaft. Der Leitfaden zu Rollen und Berechtigungen behandelt die Einzelheiten.

Kann eine Person in mehr als einem Betrieb als Mitarbeiter arbeiten?

Ja. Ein Konto kann getrennte Mitarbeiterbeziehungen in unabhängigen Betrieben haben. Jeder Betrieb führt seinen eigenen Zugriff und Arbeitsplan.

Was geschieht mit Terminen, wenn Mitarbeiter ausscheiden?

Ausstehende Termine in diesem Betrieb gehen mit gleichem Datum und gleicher Uhrzeit an den Inhaber. Der Inhaber kann später einen anderen Mitarbeiter wählen.