Rollen und Berechtigungen in Nexora
Eine Rolle beschreibt, wie eine Person mit einem Betrieb verbunden ist. Eine Zugriffsstufe für Mitarbeiter legt dann die weiteren Grenzen in diesem Betrieb fest.
Rolle und Zugriffsstufe sind zwei verschiedene Dinge
Nexora kennt drei grundlegende Kontorollen: Inhaber, Mitarbeiter und Kunde. Ein Mitarbeiter hat in jedem Betrieb, in dem er arbeitet, zusätzlich Vollzugriff, Standardzugriff oder eingeschränkten Zugriff.
Vollzugriff ist die weitestreichende Mitarbeiterstufe, aber die Person bleibt Mitarbeiter. Nexora kennt keine eigene Managerrolle, und die Inhaberschaft geht nicht auf diese Person über.
Die fünf Ansichten in diesem Leitfaden
- Inhaber: besitzt den Betrieb und hat die weitestreichende Kontrolle, einschließlich Entscheidungen, die dem Inhaber vorbehalten sind.
- Mitarbeiter mit Vollzugriff: kann umfassende Betriebsarbeit erledigen, ist aber nicht der Inhaber.
- Mitarbeiter mit Standardzugriff: kann das Tagesgeschäft führen und Finanzinformationen im Rahmen der unten genannten Grenzen einsehen.
- Mitarbeiter mit eingeschränktem Zugriff: kann weiterhin Termine und Kundenarbeit im Tagesgeschäft erledigen, während umfassendere Finanz- und Berichtsansichten reduziert sind.
- Kunde: sieht seine eigenen kundenseitigen Termin- und Paketinformationen und verwaltet nicht den Kalender des Betriebs.
Berechtigungsmatrix
Jede Zeile beschreibt die aktuelle Grenze für einen Betrieb. „Eigene“ bezeichnet die Arbeit der angemeldeten Person in diesem Betrieb.
Kontorolle und Zugriffsstufe der Mitarbeiter bleiben getrennt
Inhaber, Mitarbeiter und Kunde sind die Grundrollen. „Vollzugriff“, „Standard“ und „Eingeschränkt“ sind Zugriffsstufen, die für einen Mitarbeiter innerhalb eines Betriebs gelten.
Vollzugriff überträgt keine Inhaberschaft
Mitarbeiter mit Vollzugriff können umfassende Betriebsarbeit leisten, aber Entscheidungen, die dem Inhaber vorbehalten sind, bleiben beim Inhaber. Es gibt keine eigene Managerrolle.
Berechtigungen werden in jedem Betrieb separat entschieden
Dasselbe Konto kann in einem unabhängigen Betrieb Mitarbeiter, in einem anderen Kunde sein und anderswo eine andere Zugriffsstufe haben. Eine Beziehung ändert die anderen nicht.
Termine und Betriebskalender
Inhaber und alle drei Mitarbeiter-Zugriffsstufen können die Termine des Betriebs einsehen und verwalten sowie im Kalender Mitarbeiter auswählen. „Eingeschränkt“ bedeutet nicht, dass nur die Kunden dieser Person sichtbar sind. Ein Kunde sieht nur seine eigenen kundenseitigen Termine und kann Termine, die der Betrieb eingetragen hat, nicht ändern. Ist die Online-Terminbuchung aktiv, kann er nach den Regeln des Betriebs nur buchen und seine eigene Online-Buchung absagen oder ändern.
Kundendatensätze
Inhaber und alle Mitarbeiter-Zugriffsstufen können die Kundenliste des Betriebs öffnen, Kunden hinzufügen und Kundendatensätze aktualisieren. Ein Kunde gelangt nicht in die Kundenliste des Betriebs; kundenseitige Ansichten bleiben auf die eigenen Informationen dieses Kunden beschränkt.
Einen Kundendatensatz löschen
Nur der Inhaber und Mitarbeiter mit Vollzugriff können einen Kundendatensatz löschen. Mitarbeiter mit Standardzugriff oder eingeschränktem Zugriff können Datensätze aktualisieren, aber nicht löschen.
Forderungen und geplante Zahlungen
Inhaber, Mitarbeiter mit Vollzugriff und Mitarbeiter mit Standardzugriff können den für Forderungen und geplante Zahlungen angebotenen Mitarbeiterumfang nutzen. Mitarbeiter mit eingeschränktem Zugriff behalten die operativen Zahlungsansichten, doch die betriebsweite Mitarbeiterauswahl ist ausgeblendet, und das Einziehen von Forderungen ist auf den eigenen Umfang dieser Person beschränkt. Kunden nutzen diese betrieblichen Zahlungsansichten nicht.
Umsatz- und Finanzübersichtskarten
Inhaber und Mitarbeiter mit Vollzugriff sehen betriebsweite Finanzübersichten. Mitarbeiter mit Standardzugriff sehen den Umsatz ihres eigenen Umfangs. Mitarbeiter mit eingeschränktem Zugriff sehen keine Karten für Umsatz, Termine insgesamt oder Forderungen; die Karte für geplante Zahlungen bleibt für die Arbeit verfügbar. Kunden sehen keine Finanzübersichten des Betriebs.
Berichte
Inhaber und Mitarbeiter mit Vollzugriff können betriebsweite Berichte nutzen. Mitarbeiter mit Standardzugriff können Berichte zu ihrer eigenen Arbeit nutzen. Mitarbeiter mit eingeschränktem Zugriff und Kunden können keine Betriebsberichte öffnen.
Mitarbeiterprovisionen
Inhaber und Mitarbeiter mit Vollzugriff können Provisionsregeln festlegen und Provisionszahlungen erfassen. Mitarbeiter mit Standardzugriff oder eingeschränktem Zugriff sehen ihre eigene Provisionsübersicht, wenn für sie eine Provision festgelegt ist; sie können Provisionen weder auszahlen noch festlegen. Kunden sehen keine Provisionen.
Mitarbeiterliste und Mitarbeiterverwaltung
Alle Mitarbeiter-Zugriffsstufen können die Mitarbeiterliste einsehen. Inhaber und Mitarbeiter mit Vollzugriff können Mitarbeiter hinzufügen, aktualisieren oder entfernen. Mitarbeiter mit Standardzugriff oder eingeschränktem Zugriff können die Mitarbeiterliste nicht verwalten, und Kunden können sie nicht öffnen.
Die Zugriffsstufe eines bestehenden Mitarbeiters ändern
Nur der Inhaber kann die für einen bestehenden Mitarbeiter gespeicherte Zugriffsstufe ändern. Vollzugriff überträgt diese dem Inhaber vorbehaltene Entscheidung nicht auf einen Mitarbeiter.
Gemeinsame Betriebseinstellungen
Inhaber und Mitarbeiter mit Vollzugriff können gemeinsame allgemeine Einstellungen und Einstellungen zur Kundenverwaltung ändern. Mitarbeiter mit Standardzugriff oder eingeschränktem Zugriff können diese gemeinsamen Einstellungen nicht ändern.
Persönliche Arbeitszeiten
Der Inhaber und jede Mitarbeiter-Zugriffsstufe können eigene Arbeitstage, Arbeitszeiten, normale Termindauer und Abstände führen. Der Kalender verwendet die Einstellungen der dem Termin zugewiesenen Person. Kunden verwalten keine Arbeitspläne von Mitarbeitern.
Private Terminnotizen
Der Inhaber kann jede private Notiz zu einem Termin im Betrieb sehen und verwalten. Mitarbeiter jeder Zugriffsstufe sehen und verwalten nur Notizen, die sie selbst verfasst haben. Kunden können private Notizen nicht sehen.
Wie die Grenzen zusammenwirken
- Operativer Zugriff und Finanzzugriff beantworten unterschiedliche Fragen. Mitarbeiter mit eingeschränktem Zugriff können mit dem Betriebskalender und den Kundendatensätzen arbeiten, auch wenn Betriebsumsatz und Berichte ausgeblendet sind.
- Mitarbeiter mit Standardzugriff sehen ihren eigenen Umsatz und ihre eigenen Berichte. Das macht sie weder zu Mitarbeitern mit Vollzugriff noch zum Inhaber.
- Ein Mitarbeiter kann für Planungsarbeit den Termin eines anderen Mitarbeiters öffnen. Zahlungsdetails können für Mitarbeiter mit eingeschränktem Zugriff trotzdem ausgeblendet bleiben, wenn der Termin nicht ihr eigener ist.
- Die Kundenansicht ist eine persönliche Ansicht. Sie bietet weder die Mitarbeiterliste noch Betriebsberichte, die Kundenliste des Betriebs oder Werkzeuge zum Bearbeiten des Betriebs.
- Private Notizen folgen einer eigenen Regel: Der Inhaber sieht alle Notizen, während jeder Mitarbeiter nur die Notizen sieht, die er selbst verfasst hat.
Praxisbeispiele
- Ece hat eingeschränkten Zugriff. Sie kann den Termin einer Kollegin verschieben und einen Kundendatensatz aktualisieren, aber sie kann keine Betriebsberichte öffnen.
- Mert hat Standardzugriff. Er kann seinen eigenen Umsatz und seine eigenen Berichte einsehen, während die betriebsweite Finanzkontrolle beim Inhaber und bei Mitarbeitern mit Vollzugriff bleibt.
- Selin hat Vollzugriff. Sie kann Mitarbeiter und gemeinsame Einstellungen verwalten, bleibt aber Mitarbeiterin und kann keine dem Inhaber vorbehaltenen Entscheidungen treffen, etwa die Zugriffsstufe eines bestehenden Mitarbeiters zu ändern.
- Der Inhaber öffnet einen Termin und sieht jede private Notiz. Ece öffnet denselben Termin und sieht nur die privaten Notizen, die sie selbst verfasst hat.
- Mert arbeitet für zwei unabhängige Betriebe. Seine Zugriffsstufe und sein Arbeitsplan können in jedem der beiden unterschiedlich sein.
Grenzen, die Sie beachten sollten
- Eingeschränkter Zugriff ist vor allem eine Finanz- und Berichtsgrenze; er ist keine Regel, die Mitarbeiter auf ihre eigenen Kunden beschränkt.
- Vollzugriff gibt umfassende Betriebskontrolle, überträgt aber weder die Inhaberschaft noch schafft er eine Managerrolle.
- Ein Bildschirm kann operative und finanzielle Informationen kombinieren. Nexora kann die Arbeitswerkzeuge sichtbar lassen und dabei Finanzsummen ausblenden.
- Die Sichtbarkeit von Provisionen hängt davon ab, ob für den Mitarbeiter eine Provision festgelegt ist; die Auszahlung von Provisionen bleibt auf den Inhaber und Mitarbeiter mit Vollzugriff beschränkt.
- Dieser Leitfaden erklärt Berechtigungen. Der separate Mitarbeiterleitfaden erklärt Einladungen, Arbeitspläne und was geschieht, wenn jemand einen Betrieb verlässt.
Häufig gestellte Fragen
- Ist ein Mitarbeiter mit Vollzugriff der Betriebsinhaber?
- Nein. Vollzugriff erlaubt umfassende Betriebsarbeit, aber die Person bleibt Mitarbeiter, und Entscheidungen, die dem Inhaber vorbehalten sind, bleiben beim Inhaber.
- Hat Nexora eine eigene Managerrolle?
- Nein. Nexora verwendet Inhaber, Mitarbeiter und Kunde als Grundrollen. „Vollzugriff“, „Standard“ und „Eingeschränkt“ legen den Zugriff eines Mitarbeiters in einem Betrieb fest.
- Können Mitarbeiter mit eingeschränktem Zugriff nur ihre eigenen Kunden sehen?
- Nein. Mitarbeiter mit eingeschränktem Zugriff können weiterhin mit dem Terminkalender und den Kundendatensätzen des Betriebs arbeiten. Die wesentlichen Einschränkungen betreffen umfassendere Finanz-, Berichts- und Zahlungsinformationen.
- Wer kann einen Kundendatensatz löschen?
- Der Inhaber und Mitarbeiter mit Vollzugriff können einen Kundendatensatz löschen. Mitarbeiter mit Standardzugriff oder eingeschränktem Zugriff können Kundendatensätze aktualisieren, aber nicht löschen.
- Können Mitarbeiter mit Standardzugriff Berichte einsehen?
- Ja. Mitarbeiter mit Standardzugriff können Berichte zu ihrer eigenen Arbeit nutzen. Mitarbeiter mit eingeschränktem Zugriff können keine Betriebsberichte öffnen.
- Können Mitarbeiter mit eingeschränktem Zugriff eine Zahlung einziehen?
- Sie können mit Forderungen in ihrem eigenen Umfang arbeiten. Umfassendere Umsatzübersichten und Betriebsberichte bleiben ausgeblendet.
- Wer kann private Terminnotizen sehen?
- Der Inhaber kann alle privaten Notizen im Betrieb sehen. Jeder Mitarbeiter sieht nur Notizen, die er selbst verfasst hat, und Kunden können private Notizen nicht sehen.
- Kann dasselbe Konto in verschiedenen Betrieben unterschiedlichen Zugriff haben?
- Ja. Jede unabhängige Betriebsbeziehung wird separat behandelt, sodass ein Konto unterschiedliche Rollen, Zugriffsstufen und Arbeitspläne haben kann.
- Wo werden Mitarbeitereinladungen und das Ausscheiden erklärt?
- Der separate Mitarbeiterleitfaden erklärt das Hinzufügen von Mitarbeitern, Einladungen, Arbeitszeiten und was mit ausstehenden Terminen geschieht, wenn Mitarbeiter ausscheiden.
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