Zahlungen und Forderungen in Nexora
Nexora hilft einem Betrieb, Zahlungen übersichtlich zu erfassen. Es nimmt kein Geld an, belastet keine Karte, sendet keine Überweisung und bestätigt nicht, dass eine externe Zahlung erfolgreich war.
Ein Datensatz ist etwas anderes als eine Geldbewegung
Der Betrieb nimmt Geld über sein eigenes Bargeld-, Karten- oder Überweisungsverfahren entgegen und gibt es darüber zurück. Nexora speichert, was der Betrieb als erhalten angibt, was noch offen ist, was für später geplant ist und eine bei der Absage gewählte vollständige Erstattung eines Leistungstermins.
Die Auswahl von Bar, Karte oder Überweisung beschreibt den Datensatz des Betriebs. Nexora kontaktiert keine Bank und keinen Kartenanbieter, um zu belegen, dass die Zahlung eingegangen ist.
Wer eine Zahlung erfasst, muss die tatsächliche Zahlung zuvor außerhalb von Nexora prüfen. Eine gespeicherte Zeile bedeutet, dass der Betrieb den Eintrag bestätigt hat; sie ist kein Bankbeleg.
Geplant, erhalten und offen
- Eine geplante Zahlung ist ein später erwarteter Betrag für einen zahlungserwartenden Datensatz. Sie wurde nicht erhalten und zählt nicht als Einnahme; geplante Beträge eines abgesagten Termins werden nicht mehr aufgelistet, und es wird nicht mehr an sie erinnert.
- Eine erhaltene Zahlung ist ein Betrag, den der Betrieb geprüft und als erhalten gespeichert hat.
- „Bezahlt“ bedeutet, dass die erhaltenen Einträge die erwartete Summe abdecken. „Teilweise“ bedeutet, dass etwas Geld erfasst ist, aber ein Restbetrag bleibt. „Unbezahlt“ bedeutet, dass noch kein erhaltener Betrag die Summe abdeckt.
- Das Abschließen eines Termins macht ihn nicht automatisch bezahlt. Der Termin kann weiterhin teilweise oder unbezahlt sein.
- Eine Teilzahlung senkt den Restbetrag, ohne ihn zu schließen. Der offene Betrag bleibt sichtbar, bis spätere erhaltene Einträge ihn abdecken oder eine zulässige Paketforderung storniert wird.
Zahlungsregeln
Diese Regeln verhindern, dass Zahlungsdatensätze, echtes Geld und Berichte verwechselt werden.
Nexora erfasst Zahlungen; es bewegt kein Geld
Nexora zieht nichts von einem Kunden ein, belastet keine Karte und sendet keine Banküberweisung. Der Betrieb wickelt die echte Zahlung ab und erfasst sie anschließend.
Eine externe Zahlung wird von Nexora nicht verifiziert
Die Auswahl von Bar, Karte oder Überweisung ist eine Information im Datensatz. Nexora fragt weder Bank, Terminal noch Kasse, ob die Zahlung erfolgreich war.
Geplant bedeutet nicht erhalten
Ein geplanter Betrag ist eine Erinnerung für ein späteres Datum. Er bleibt getrennt von Beträgen, die als erhalten gespeichert sind.
Der Betrieb bestätigt eine erhaltene Zahlung
Mitarbeiter sollten eine Zahlung erst dann als erhalten speichern, wenn sie die echte Zahlung über das eigene Verfahren des Betriebs geprüft haben.
Die Zahlungsart ist eine Information im Datensatz
Die Bezeichnungen Bar, Karte und Überweisung geben an, wie laut Betrieb bezahlt wurde. Ihre Auswahl löst diese Zahlung nicht aus.
Bezahlt, teilweise und unbezahlt ergeben sich aus den Datensätzen
Nexora vergleicht die erwartete Summe mit den Zeilen erhaltener Zahlungen. Ist genug eingegangen, gilt „bezahlt“, bei einem Teil „teilweise“ und ohne Eingang „unbezahlt“.
Eine Teilzahlung hinterlässt einen Restbetrag
Der erhaltene Betrag verringert das, was offen ist. Jeder nicht abgedeckte Betrag bleibt eine Forderung.
Der Abschluss des Termins schließt die Zahlung nicht ab
Terminstatus und Zahlungsstatus sind getrennt. Ein abgeschlossener Termin kann weiterhin einen unbezahlten oder teilweise bezahlten Restbetrag haben.
Ein abgesagter Termin erwartet keine Zahlung
Bei einem abgesagten Termin ist nichts offen: Er erscheint nicht in den Forderungen, seine geplanten Beträge werden nicht mehr aufgelistet, es gibt keine Erinnerungen mehr dazu, und neue Zahlungen werden abgelehnt. Bei einer kostenpflichtigen Stornierung bleibt der volle, unveränderte Preis erwartet, und sie erscheint in den Forderungen. Eine Statusänderung ändert nie den Preis.
Das Absagen einer Leistung mit Erstattung erfasst die Erstattung
Bei einem Leistungstermin mit eingenommenem Geld erfasst „Stornieren und erstatten“ den gesamten eingenommenen Nettobetrag mit der vom Betrieb gewählten Zahlungsart und dem vom Server erfassten Erstattungsdatum, setzt den Termin auf „Abgesagt“ und lässt nichts offen. Nexora sendet oder bewegt kein Geld; die tatsächliche Erstattung nimmt der Betrieb vor.
Leistungszahlungen bleiben beim Termin
Eine Forderung aus einer Leistung oder einem eigenständigen Termin wird ausgeglichen, indem dem Zahlungsdatensatz dieses Termins eine erhaltene Zahlung hinzugefügt wird.
Paketzahlungen bleiben beim Paket
Für ein Kundenpaket erhaltenes Geld wird der eigenen Historie erhaltener Zahlungen des Pakets hinzugefügt, getrennt von Zahlungen eigenständiger Termine.
Das Stornieren einer Paketforderung ist keine Erstattung
Die Stornierungsoption schließt die verbleibende Paketforderung in Nexora. Sie sendet kein Geld zurück, macht keine Kartenbelastung rückgängig und löscht keine früheren Zeilen erhaltener Zahlungen. Diese Option wird für Leistungs- oder Terminforderungen nicht angeboten.
Eine geplante Zahlung ist noch keine Einnahme
Berichte behandeln einen für später geplanten Betrag nicht als bereits erhaltenes Geld.
Die Paketeinnahme nutzt das Eingangsdatum
Vereinnahmtes Paketgeld gehört zu dem Berichtszeitraum, der das Datum enthält, an dem jede Zahlung als erhalten gespeichert wurde.
Die Paketverkaufszahl nutzt das Kaufdatum
Die Zahl der in einem Zeitraum verkauften Pakete folgt dem Zeitpunkt, an dem jedes Paket gekauft wurde. Dieses Datum kann von den Zahlungsdaten abweichen.
Der Finanzumfang folgt der Zugriffsstufe
Der Inhaber und Mitarbeiter mit Vollzugriff können betriebsweite Finanzansichten nutzen. Mitarbeiter mit Standardzugriff haben ihre eigene Finanzübersicht und ihren eigenen Berichtsumfang. Mitarbeiter mit eingeschränktem Zugriff sehen keine betriebsweiten Finanzübersichten und sind beim Markieren von Forderungen als bezahlt auf ihre eigenen Positionen beschränkt. Operative Zahlungslisten können einen eigenen Mitarbeiterfilter haben.
WhatsApp bleibt unter der Kontrolle des Betriebs
Bei einigen Hinweisen zu geplanten Zahlungen oder zum verbleibenden Paketguthaben bereitet Nexora einen Text vor und öffnet den WhatsApp-Chat des Kunden. Der Betrieb prüft oder bearbeitet ihn und tippt auf Senden. Nexora sendet diese Zahlungsnachrichten nicht von selbst per WhatsApp, SMS oder E-Mail und verfolgt weder Zustellung noch Lesen.
Zwei getrennte Zahlungshistorien
- Ein Leistungstermin führt eigene Zeilen für erwartete, geplante und erhaltene Zahlungen, solange sein Status eine Zahlung erwartet; ein abgesagter Termin behält die Historie, hat aber nichts offen.
- Ein Kundenpaket führt seine erhaltenen Zahlungen und das verbleibende Paketguthaben im Paketdatensatz.
- Die Nutzung eines Pakets in einem Termin macht die Zahlungszeile des Termins nicht zum gesamten Verkaufserlös des Pakets.
- Eine Paketverkaufszahl kann das Kaufdatum nutzen, während eine Einnahmesumme die Eingangsdaten der Zahlungen nutzt. Beide Ansichten können sich daher an unterschiedlichen Tagen ändern.
- Ältere Paketverläufe können Korrekturzeilen aus früherem Produktverhalten enthalten. Der Leitfaden verspricht nicht, dass jede historische Zeile positiv sein muss.
Einfache Beispiele
- Nur ein Beispiel: Eine Leistung kostet 1200 TL. Der Betrieb erfasst 450 TL als erhalten, der Status ist also „teilweise“, und 750 TL bleiben offen.
- Der Termin wird als abgeschlossen markiert. Sein Restbetrag von 750 TL bleibt bestehen, weil der Abschluss der Arbeit keine weitere Zahlung erfasst hat.
- Ein Paket wird am 5. September 2026 gekauft und eine Zahlung am 18. September 2026 erhalten. Die Verkaufszahl nutzt den Kauftag; die Einnahmeansicht nutzt den Tag der erhaltenen Zahlung.
- Ein Paketrestbetrag wird storniert, nachdem der Betrieb entschieden hat, ihn nicht einzuziehen. Nexora schließt diesen Restbetrag, erstattet aber kein bereits erhaltenes Geld.
- Die Erinnerung an eine geplante Zahlung für einen zahlungserwartenden Datensatz öffnet eine vorbereitete WhatsApp-Nachricht. An einen abgesagten Termin wird nicht erinnert. Der Mitarbeiter prüft den Text und tippt in WhatsApp auf Senden.
Häufig gestellte Fragen
- Zieht Nexora Kundenzahlungen ein oder erstattet sie?
- Nein. Der Betrieb nimmt das echte Geld entgegen und gibt es zurück. Nexora speichert Zahlungs- und Forderungsdatensätze und kann die vollständige Erstattung erfassen, die bei der Absage eines bezahlten Leistungstermins gewählt wird.
- Belegt die Auswahl von Karte oder Überweisung, dass die Zahlung erfolgreich war?
- Nein. Die Zahlungsart ist nur eine Information im Datensatz. Der Betrieb muss sein Terminal, seine Bank oder seinen Kassenvorgang prüfen, bevor er die Zahlung als erhalten speichert.
- Zählt eine geplante Zahlung als Einnahme?
- Nein. Sie ist ein später erwarteter Betrag, keine erhaltene Zahlung und keine Einnahme.
- Kann ein abgeschlossener Termin noch unbezahlt sein?
- Ja. Terminstatus und Zahlungsstatus sind getrennt, daher kann abgeschlossene Arbeit teilweise bezahlt oder unbezahlt bleiben.
- Was geschieht nach einer Teilzahlung?
- Der erhaltene Betrag senkt den Restbetrag. Der nicht abgedeckte Betrag bleibt offen.
- Sind Paket- und Terminzahlungen derselbe Datensatz?
- Nein. Zahlungen für eigenständige Leistungen bleiben beim Termin, während Paketzahlungen in der Historie erhaltener Zahlungen des Kundenpakets bleiben.
- Erstattet das Stornieren einer Paketforderung dem Kunden Geld?
- Nein. Es schließt die verbleibende Paketforderung in Nexora. Eine echte Erstattung muss der Betrieb außerhalb von Nexora abwickeln.
- Warum können Paketverkäufe und Paketeinnahmen an unterschiedlichen Daten erscheinen?
- Die Verkaufszahl nutzt das Kaufdatum des Pakets. Einnahmesummen nutzen das Datum jeder erhaltenen Zahlung.
- Sendet Nexora Zahlungsnachrichten automatisch?
- Nein. Für unterstützte Hinweise bereitet es einen Text vor und öffnet WhatsApp. Der Betrieb prüft oder bearbeitet die Nachricht und tippt auf Senden.
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