Pilates-Gruppenkurse automatisch planen: So geht's
Kurze Antwort
Pilates-Gruppenkurse und wiederkehrende Pakete planen sich automatisch, sobald Sie Tage und Uhrzeiten einmal eingeben. Die App legt alle künftigen Termine an; ändert sich die Gruppe, aktualisiert sich das System selbstständig.
Warum wird die Planung von Pilates-Gruppen so aufwendig?
Jede Pilates-Gruppe hat andere Teilnehmer, andere Restsitzungen und einen anderen Wochenplan. Wer Gruppen von Hand in einem Notizbuch oder einer einfachen Kalender-App verwaltet, muss bei jedem Neuzugang, jedem Austritt und jeder Änderung der Kurszeit alles neu organisieren. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig.
Wie funktioniert die automatische Planung wiederkehrender Gruppentermine?
Ein System für wiederkehrende Gruppentermine legt nach der Ersteinrichtung automatisch alle kommenden Kurse an. In Nexora gehen Sie so vor:
- Legen Sie den Gruppennamen fest und fügen Sie Teilnehmer hinzu.
- Definieren Sie das Paket der Gruppe (zum Beispiel ein Pilates-Paket mit 8 Sitzungen).
- Geben Sie einmalig ein, an welchen Wochentagen und zu welcher Uhrzeit der Kurs stattfindet (zum Beispiel montags um 10:00 Uhr und donnerstags um 10:00 Uhr).
- Die App erstellt automatisch alle künftigen Termine für die Laufzeit des Pakets.
Was passiert, wenn ein Teilnehmer hinzukommt oder die Gruppe verlässt?
Änderungen bei den Teilnehmern übernimmt Nexora vollautomatisch:
- Wird ein neuer Teilnehmer zur Gruppe hinzugefügt, werden sofort alle seine künftigen Termine angelegt und eine Benachrichtigung gesendet.
- Verlässt ein Teilnehmer die Gruppe, werden alle seine anstehenden Termine automatisch gelöscht; die übrigen Teilnehmer bleiben unberührt.
- Ändern sich Kurstag oder Uhrzeit, werden alle künftigen Termine aller Teilnehmer gelöscht und zum neuen Tag bzw. zur neuen Uhrzeit neu angelegt.
Was, wenn jeder Teilnehmer eine andere Zahl an Restsitzungen hat?
In Pilates-Gruppen haben die Teilnehmer ihr Paket oft zu unterschiedlichen Zeitpunkten begonnen. Bei einem Paket mit 8 Sitzungen hat Anna vielleicht noch 3 Sitzungen, Lena 5 und Jonas 8. Nexora regelt das automatisch:
- Die Restsitzungen jedes Teilnehmers werden separat geführt.
- Sind Annas 3 Sitzungen aufgebraucht, verlängert sich ihr Paket, und 8 neue Sitzungen werden eingeplant.
- Für Lena und Jonas läuft derselbe Zyklus unabhängig zu ihrem jeweiligen Verlängerungszeitpunkt.
- Endet ein Paket, erhalten Kunde, zugeordneter Mitarbeiter und Leitung eine Benachrichtigung.
Was, wenn die Kursleitung wechselt?
Möchten Sie die Kursleitung einer Gruppe ändern, aktualisieren Sie einfach den Mitarbeiter in den Gruppeneinstellungen. Die App entfernt alle künftigen Kurse der bisherigen Kursleitung und weist sie automatisch der neuen zu. Datum und Uhrzeit der Kurse bleiben unverändert.
Vorteile wiederkehrender Gruppentermine für Pilates-Studios
- Der Wochenplan wird einmal eingegeben; einzelne Termine für jeden Kurs müssen nicht angelegt werden.
- Änderungen bei den Teilnehmern werden automatisch übernommen, manuelle Fehler entfallen.
- Die Paketsitzungen jedes Teilnehmers werden unabhängig verfolgt; endet ein Paket, kommt eine Benachrichtigung.
- Kunden sehen ihre eigenen Sitzungen und das Restguthaben in der kostenlosen mobilen App.
- Eine einzige Änderung bei Kursleitung oder Zeitplan korrigiert den gesamten Kalender.
Häufig gestellte Fragen
- Werden beim Hinzufügen eines neuen Teilnehmers auch vergangene Sitzungen ergänzt?
- Nein. Beim Hinzufügen eines neuen Teilnehmers werden automatisch nur künftige Termine angelegt. Vergangene Sitzungen bleiben unverändert.
- Endet der Kursplan, wenn das Paket eines Teilnehmers abläuft?
- Endet ein Paket, erhalten Kunde, zugeordneter Mitarbeiter und Leitung eine Benachrichtigung. Die App verlängert das Paket automatisch und plant die Sitzungen neu; im Kalender entsteht keine Lücke.
- Können Kunden ihren eigenen Kursplan einsehen?
- Ja. Kunden können die kostenlose mobile App herunterladen und dort ihre Termine, vergangene Sitzungen und das Restguthaben ihres Pakets sehen. Gruppenkurse werden von berechtigten Mitarbeitern oder vom Inhaber geplant; Gruppentermine werden nicht online gebucht. Schaltet das Studio seinen Link zur Online-Terminbuchung frei, können Kunden die vom Studio online geöffneten Einzelleistungen (zum Beispiel eine Probestunde) selbst aus den freien Zeiten im Kalender buchen.
- Was passiert mit bestehenden Terminen, wenn die Wochentage geändert werden?
- Ändern Sie Tag oder Uhrzeit in den Gruppeneinstellungen, werden alle künftigen Termine aller Teilnehmer gelöscht und automatisch zum neuen Tag bzw. zur neuen Uhrzeit neu angelegt. Vergangene Sitzungen bleiben unberührt.
- Wie viele Teilnehmer kann eine Gruppe haben?
- Die Gruppengröße ist nicht begrenzt. Das Restguthaben jedes Teilnehmers wird unabhängig geführt.
Fazit
Statt jede Pilates-Gruppe von Hand zu verwalten, richten Sie Ihr Wochenprogramm einmal mit wiederkehrenden Gruppenterminen ein, und die App übernimmt den Rest. Keine einzelnen Korrekturen mehr bei Teilnehmerwechseln, Paketverlängerungen oder Wechseln der Kursleitung.
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